Топливные карты для бизнеса, работающего в сфере перевозок, уже стали неотъемлемой частью повседневности. Это удобный инструмент для управления расходами на горючее и сопутствующие услуги. Особенно если таких трат у организации много. Топливная карта экономит не только деньги, но и время на составление отчетности и контроль закупок. Ее оформление обычно проходит быстро, а готовый тираж выпускается всего за несколько дней.
Почти каждая крупная сеть заправочных станций предлагает клиентам топливные карты, которые принимаются на всех АЗС этой компании. Но такой вариант не очень удобен, так как привязывает покупателя к конкретному поставщику. Решить проблему можно с помощью мультибрендовых топливных карт. Ими можно пользоваться на любых партнерских заправках. Такой сервис предоставляют, например, карты «Единая», «Трасса», «Нефтьмагистраль», «СМАРТ-сервис» и другие.
Механизм работы топливных карт
Схема использования топливной карты для оплаты дизеля, бензина, а также других товаров и услуг на заправках проста. Водитель предъявляет ее на заправочной станции, и с виртуального счета автоматически списываются деньги. Получить можно ограниченное количество топлива. Лимиты устанавливает владелец бизнеса самостоятельно через приложение или сайт. Транзакция отражается в личном кабинете. По ней можно посмотреть, когда и где водитель заправлял машину и на какую сумму. А благодаря предоставляемым отчетным документам можно легко принять к учету расходы на приобретение топлива.
Гарантии безопасности
Использование топливных карт не только облегчает учет финансов, но и обеспечивает сохранность денежных средств, выделяемых на заправку автопарка. Водители могут тратить деньги исключительно на нужды компании. Такие расходы легко идентифицировать и при необходимости проанализировать.
Выдача денег из кассы всегда усложняет бухгалтерский учет и документооборот компании. Кроме того, когда у водителя при себе наличные, это создает определенные риски. Оплата горючего бумажными деньгами подразумевает предоставление чека в бухгалтерию. Но нередки случаи, когда транспортное средство заправляется меньшим количеством и некачественным топливом, а документы об оплате на заправке подделываются. Это портит двигатель машины, что в дальнейшем может привести к дополнительным тратам на ремонт. Переход на безналичный расчет обезопасит бизнес от краж и нецелевого использования выделенных средств.
Топливную карту нельзя обналичить, поэтому вывести с нее деньги не удастся. Хоть она и похожа на банковскую, все же предназначена для использования только на АЗС. Это ее главное конкурентное преимущество по сравнению с выдачей наличных из кассы под отчет.
С топливными картами доступ к средствам можно настроить индивидуально для конкретных работников. Владельцы бизнеса самостоятельно регулируют лимиты и устанавливают уровни доступа в личном кабинете. Пополнение баланса осуществляется через оплату выставленного счета безналом по договору в приложении или через онлайн-банк. Это тоже важный момент. Владелец бизнеса будет уверен, что средства, предназначенные для покупки топлива, пошли именно на эти цели.
Настройка лимитов помогает контролировать расход и предотвращать злоупотребления со стороны водителей. Бывают случаи, когда по карте заправляются не только служебные, но и личные автомобили работников. Именно для этого необходимо устанавливать лимиты. Их нужно предварительно рассчитать, чтобы водителю хватило выделенных денег до пункта назначения.
Повысить безопасность использования топливных карт можно, внедрив систему контроля и управления. Необходимо отслеживать расходы и анализировать получаемые данные. У многих топливных карт есть настройка оповещений о сомнительных операциях. Это помогает вовремя заблокировать виртуальный счет, предотвратив использование средств компании злоумышленниками.
Безопасность топливных карт достигается при обучении сотрудников. Важно объяснить, как правильно пользоваться этим инструментом, и обозначить ответственность за его утрату. Обученные работники будут внимательнее относиться к средствам компании.
Таким образом, растущий процент продаж топливных карт во многом объясняется именно высокой безопасностью. С их помощью предприниматели значительно упрощают расчеты и обеспечивают контроль за освоением бюджета на ГСМ. Сами по себе топливные карты намного надежнее, чем наличные деньги.