Технические условия используются в ситуациях, когда для продукта нет действующего ГОСТа или производитель отклоняется от него. По мере развития предприятия в силу различных обстоятельств производственные процессы могут поменяться, и эти новшества также должны найти отражение в техдокументации. Именно для таких случаев и нужна процедура изменения технических условий. Порядок внесения изменений регламентируется ГОСТом 2.503 – 2013.
Когда нужно менять технические условия?
Потребность внести корректировки в ТУ возникает в различных ситуациях. Чаще всего речь идет о следующих случаях:
• в тексте существующих ТУ были выявлены ошибки или опечатки;
• нужно отразить обновления в законодательстве;
• часть пунктов ТУ утратили актуальность;
• необходимо внести новые данные о продукции, отразить изменение в процессах ее производства или использования.
Отметим, что внесение изменений в ТУ не всегда является оптимальным решением. В некоторых случаях правила требуют не обновлять имеющийся документ, а создать новый. Это понадобится, например, если речь идет о существенных изменениях, то есть о таких, которые влияют характеристики и свойства продукции. Если производство изменилось настолько существенно, что ТУ уже не связаны с конечным продуктом или он имеет принципиально другие характеристики, без разработки ТУ не обойтись.
Как внести изменение в ТУ?
Упомянутый выше ГОСТ подробно регламентирует порядок внесения изменений. Он зависит от того, в какой форме хранится документ. Если ТУ представлены в электронном виде, документ заменяется на новую версию. При использовании бумажной версии, процедура усложняется, поскольку необходимо будет соблюсти специальные правила для добавления страниц, включения новых пунктов, зачеркивания устаревших данных, обновления чертежей или другого иллюстративного материала. В настоящее время всё чаще отдают предпочтение ТУ, которые хранятся в виде электронных документов.
Изменение в ТУ вносится по инициативе заказчика. Однако после того, как документация была обновлена, о ней необходимо извести все заинтересованные стороны, включая потребителей. Для этого используется извещение по форме, порядок заполнения которой также приводится в соответствующем ГОСТе 2.503 – 2013. В извещении должна содержаться, в частности, информация о причинах исправлений и методах их внесения, сроках их внесения и дате, с которой они вступают в силу.
Сроки обновления технических условий и внесения в них изменений могут зависеть от типа продукции, особенностей производства и других факторов. Как правило, порядок действий выглядит следующим образом:
• Заказчик обращается в специализированную компанию и предоставляет необходимые сведения, включая информацию, которую нужно добавить в ТУ.
• После анализа имеющихся ТУ специалисты формируют проект и согласовывают его с клиентом.
• В процессе разработки новой версии ТУ проводится согласование с заказчиком, а также, при необходимости, с другими инстанциями.
• Владелец ТУ утверждает окончательную версию исправлений.
• При необходимости исправления проходят процедуру регистрации.
Как видно, у порядка внесения изменений в ТУ есть множество тонкостей. Как правило, производители не содержат в штате специалистов, для которых работа с ТУ является основной сферой деятельности. Необходимость в доработке техусловий возникает нечасто, а значит, постоянно платить сотруднику с такой специализацией невыгодно. Оптимальное решение — поручить эти задачи сторонней компании, которая сможет подготовить или обновить ТУ с учетом действующего законодательства, предоставленных заказчиком сведений и другой существенной информации. Специалисты, которые работают в центрах технической документациии, следят за новшествами в законодательной и нормативной базе, имеют опыт работы с подобными задачами в различных отраслях, а значит, смогут подготовить документы наилучшим образом.